POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ENSERVICIOS TECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictandisposiciones para la protección de datos personales, SERVICIOSTECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S. (en adelante “enlaU”, “Responsabledel Tratamiento” o Serviu S.A.S.), en su calidad de responsabledel tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en estamateria.

A través de esta política, Serviu S.A.S. en cumplimientode su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantíaconstitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos losciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar untratamiento adecuado a la información que administra.  

La presente política establece los términos, condiciones y finalidadesbajo las cuales Serviu S.A.S., como responsable de los datospersonales obtenidos trata la información de todas las personas que en algúnmomento por razones de la actividad que desarrolla hayan suministrado datospersonales (en adelante “Titular del dato”). 

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro dedatos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculacióna cualquier producto, servicio o beneficio de Serviu S.A.S. ElTitular del Dato registra o entrega su información de manera libre y voluntariay reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos ycondiciones. 

Serviu S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sinembargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. ServiuS.A.S. exige al encargado la atención e implementación de loslineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datospersonales y la estricta confidencialidad de los mismos.

  1. Información     del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es SERVICIOSTECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S., identificado con Nit. 900.983.552-6,con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Portal Web www.enlau.co. Cualquier solicitud de información, petición, queja o reclamo, deberáser radicada de manera física en el domicilio del Responsable del Tratamiento,o enviada a legal.enlau@gmail.com, el cual será el único canal electrónico autorizado para brindarrespuesta a su solicitud. 

2.      Generalidades

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el datopersonal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, laedad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos puedenalmacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de formamanual o automatizada. La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datosde carácter personal: 

  1. Dato     privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es     relevante para el Titular”. 
  2. Dato     semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,     reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no     sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad     en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o     de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. 
  3. Dato     público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de     la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o     privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre     otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales     debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos     al estado civil de las personas”. 

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categoríasespeciales de datos personales: 

4.      Datos sensibles: Son “aquellosque afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar sudiscriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenenciaa sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a lasalud, a la vida sexual y los datos biométricos”. La Ley 1581 de 2012 prohíbeel tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i)cuando el Titular otorga su consentimiento expreso; (ii) el Tratamiento esnecesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentrefísica o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización surepresentante legal; (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de lasactividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación,ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidadsea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieranexclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactosregulares por razón de su finalidad; En estos eventos, los datos no se podránsuministrar a terceros sin la autorización del Titular; (iv) el Tratamiento serefiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial; y (v) el Tratamiento tenga una finalidadhistórica, estadística o científica. En este último caso deben adoptarse lasmedidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares; 

  1. Datos     personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que     aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales     de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza     son públicos, la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011     precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede     realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga     con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes     y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos     prevalentes”. 

Por otro lado, la ley define los siguientes roles: 

  1. Responsable     de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí     misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el     Tratamiento de los datos”. Serviu S.A.S., de acuerdo con la     ley, es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus     bases de datos. 
  2. Encargado     del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por     sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales     por cuenta del Responsable del Tratamiento”. Serviu S.A.S. podrá     realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

Adicionalmente, para estedocumento se incluyen los siguientes roles. 

  1. Administrador     de base de datos personales: Contratista, Contratante, Franquiciado,     Franquiciante, trabajador y, en general, cualquier persona natural o     jurídica que por su relación con Serviu S.A.S. tiene a     cargo y/o realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene     información personal y que están a disposición de Serviu S.A.S.
  2. Gestor:     El equipo jurídico, financiero, contable, y/o de sistemas llevará el     control del registro de las bases de datos con información personal que     ostente Serviu S.A.S. y apoyará el ingreso de la     información en el Registro Nacional de Base de Datos. 
  3. Garante:     El Equipo Legal de Serviu S.A.S. coordinará y tramitará     la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados     con la ley de protección de datos personales que los titulares     realicen. 

 

3.      Disposiciones generalesestablecidas en la ley 1581 de 2012 para la protección de datospersonales 

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer,actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demásderechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de laConstitución (derecho a la intimidad y derecho a la información,respectivamente). La citada ley se aplica a los datos personales registrados encualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte deentidades públicas o privadas. Considerando el modo de conservación de una basede datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases dedatos manuales o archivos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que sealmacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases dedatos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizaday almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores quecontengan información personal relativa al proveedor, como nombre,identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc. La ley exceptúadel régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientesal ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridady la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control dellavado de activos y el financiamiento del terrorismo; (iii) los que tengan comofin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; (iv) los deinformación periodística y otros contenidos editoriales; (v) los regulados porla Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, deservicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79de 1993 (sobre censos de población y vivienda). 

 

4.      Deberes del Responsable delTratamiento

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o enasocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de losdatos. Serviu S.A.S. tiene la calidad de Responsable delTratamiento frente a las bases de datos creadas por la empresa. Son deberes delos Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de Serviu S.A.S. losestablecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Garantizar     al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de     hábeas data.
  2. Solicitar     y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la     respectiva autorización otorgada por el Titular. 
  3. Informar     debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos     que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  4. Conservar     la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir     su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o     fraudulento. 
  5. Garantizar     que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea     veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  6. Actualizar     la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del     Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le     haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la     información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
  7. Rectificar     la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al     Encargado del Tratamiento. 
  8. Suministrar     al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo     Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en     la citada ley.
  9. Exigir     al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones     de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
  10. Tramitar     las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada     ley. 
  11. Adoptar     un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el     adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de     consultas y reclamos. 
  12. Informar     al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra     en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la     reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  13. Informar     a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
  14. Informar     a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a     los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la     información de los Titulares. 
  15. Cumplir     las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de     Industria y Comercio”. 

 

5.      Derechos de los Titulares delDato

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece que los Titulares delos datos personales tendrán los siguientes derechos: 

  1. Conocer,     actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del     Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,     entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,     fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté     expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  2. Solicitar     prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo     cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de     conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley. 
  3. Ser     informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del     Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos     personales. 
  4. Presentar     ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por     infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la     modifiquen, adicionen o complementen. 
  5. Revocar     la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el     Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías     constitucionales y legales. 
  6. La     revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de     Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable     o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la     Constitución. 
  7. Acceder     en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de     Tratamiento. 

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que losResponsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por losTitulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Para ejercer estos derechos se debe tener en cuenta la siguienteinformación:

  1. Para     consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de     información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta     por escrito y de manera presencial en las instalaciones de Serviu     S.A.S. o a través de sus canales electrónicos autorizados. La     consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de Serviu     S.A.S., con el nombre completo del titular, la descripción de la     consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. 
  2. Independientemente     del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las     mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles     contados a partir de la fecha de su recibo, conforme a lo dispuesto en el     artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso     Administrativo. Lo anterior, sin perjuicio de la normativa especial que     amplíe o modifique el término de respuesta, así como lo dispuesto por el     Gobierno Nacional en el Decreto 491 de 2020. En cualquier caso, se seguirá     lo dispuesto por la normativa especial y aquella que derogue, modifique o     adicione el témrino de respuesta 
  3. Para     presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos,     o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes     de Serviu S.A.S. relacionados con la protección de datos,     el Titular puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial     en las Oficinas correspondientes, o en los canales electrónicos autorizados.     La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a     nombre de Serviu S.A.S., con el nombre completo del titular,     la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la     dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los     documentos que se quiera hacer valer. 
  4. Si     la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá dentro de los     cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las     fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin     que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha     desistido del reclamo. 
  5. Las     solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los     datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes,     contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo     completo. Lo anterior, sin perjuicio de la normativa especial que lo     derogue, modifique o adicione, así como lo dispuesto en el Decreto 491 de     2020 Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se     informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los     motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

 

6.      Finalidades

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permitea Serviu S.A.S., recolectar almacenar, procesar, usar, circular,suprimir, cotejar, buscar, compartir, actualizar, transmitir y transferir lainformación personal, para desarrollar el objeto social, en procura de cumplircon las siguientes finalidades generales:

 

  1. Efectuar     las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la     compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del     contrato celebrado con el Titular de la información. 
  2. Realizar     invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. 
  3. Gestionar     trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
  4. Efectuar     encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos     por Serviu S.A.S., el Responsable del Tratamiento o Encargado     de Tratamiento de datos. 
  5. Suministrar     información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución,     telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el     Responsable del Tratamiento tenga un vínculo contractual para el     desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y     telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas. 
  6. Contactar     al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas,     estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución     de una relación contractual.
  7. Contactar     al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de     noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de     servicio. 
  8. Contactar     al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos,     estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas     del contrato celebrado entre las partes.
  9. Dar     cumplimiento a las obligaciones contraídas por el Responsable del     tratamiento con el Titular de la Información, con relación al pago de     salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el     contrato de trabajo, prestación de servicios o cualquier vínculo     contractual que guarde con el Responsable del Tratamiento. 
  10. Ofrecer     programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales,     para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero     permanente).
  11. Transferir     datos personales fuera del país a la compañía matriz de Serviu     S.A.S. para cumplir con las regulaciones antilavado de activos     que le aplican. 
  12. Transmitir     los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Serviu     S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea     necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. 
  13. Prestar     los servicios ofrecidos por Serviu S.A.S.y aceptados en el     contrato suscrito. 
  14. Suministrar     la información a terceros con los cuales Serviu S.A.S. tenga     relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento     del objeto contratado

 

A su vez, autoriza de manera previa, expresa, e informada a realizar eltratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico,datos biométricos, aspectos socio económicos y situaciones de vulnerabilidad altenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, autorizopara tratar los datos personales de los titulares menores de edad.

 

Finalidad para empleados y contratistas

 

Además de las finalidades generales anteriormente descritas, ServiuS.A.S. podrá recolectar, transferir, almacenar, usar, circular,compartir, actualizar y transmitir, en procura de cumplir con las siguientesfinalidades: 

 

  1. Adelantar     las actividades propias del área de Recursos Humanos para uso de aquellas     inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación     contractual.
  2. Para     circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y     requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
  3. Para     circular la información con el fin de atender requerimientos legales ante     autoridades administrativas, judiciales, de carácter nacional e     internacional y/o cualquier ente de control.
  4. Suministrar     la información para estudios de seguridad ante las empresas que realicen     dichos análisis.
  5. Para     inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de     Compensación.
  6. Para     expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y     retenciones.
  7. Para     efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
  8. Para     adelantar todas aquellas labores que por la operación de Serviu S.A.S. y     la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente     recolectada.

Finalidad para clientes, usuarios, contratistas ycontratantes

 

Además de las finalidades generales, de acuerdo con lo establecido en laLey 1581 de 2012 Serviu S.A.S. podrá suministrar lainformación: 1) A causahabientes o representantes legales del Titular del dato;2) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funcioneslegales o por orden judicial; 3) A los terceros que autorice el Titular o laLey.

 

7.      Transferencia internacional dedatos personales

Serviu S.A.S. encumplimiento del objeto social, realiza transferencias internacionales de datospersonales para cumplir las finalidades dando cumplimiento al artículo 26 de laLey 1581 de 2012, toma las medidas necesarias para que los terceros quegestionan las operaciones conozcan y se comprometan a observar esta Política,bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente puede serutilizada para asuntos directamente relacionados con el servicio requerido.

8.      Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o encualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición delTitular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documentose informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticasde tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder alas mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a losdatos personales.

Serviu S.A.S. pone a disposición y conocimiento del titular deldato su Aviso de Privacidad en las zonas de recepción y Atención al Cliente detodas sus Oficinas, así como en sus plataformas electrónicas y digitales. (VerAnexo No 1. Aviso de Privacidad). Se conserva el modelo del aviso de privacidadque se pone en conocimiento a los Titulares de la información mientras se llevea cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones quede éste se deriven.

9.      Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la LeyEstatutaria 1581 de 2012, Serviu S.A.S. implementa las medidastécnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que seannecesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales seevitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento. 

Serviu S.A.S. está comprometida en efectuar un correcto uso ytratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitandoel acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar,divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso paralos empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentrancomprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases dedatos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la informaciónestablecida en la Ley. 

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet esabsolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el titular asume elhipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidaddel titular tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadaspara su navegación hacia nuestros portales, aplicaciones, plataformaselectrónicas y digitales. 

Así mismo, Serviu S.A.S. puede utilizar cookies paraidentificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies noproporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Losusuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de lasmismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

Serviu S.A.S. hadesplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno paragarantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; noobstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, Serviu S.A.S. nose responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulentopor parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en elfuncionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimentoobligatorio para los portales Web propiedad de Serviu S.A.S., y deaquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen. 

10.  Almacenamiento de sus datospersonales

Serviu S.A.S. solicita los datos necesarios para la adquisición de servicios yproductos, así como aquella requerida para el proceso de facturación y pago. Enalgunos casos, puede solicitar información adicional y sensible, la cual es delibre y voluntaria entrega por parte del titular del dato. 

Una vez suministrados sus datos personales a través del registro ennuestros portales Web, aplicaciones móviles, y plataformas electrónicas ydigitales, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente. Las basesde datos se encuentran protegidas, teniendo en cuenta los principio deconfidencialidad, integridad y disponibilidad, accediendo a éstas sólo personalautorizado.

11.  Registro de las Bases de datos

Serviu S.A.S. en sucalidad de Responsable del Tratamiento de datos ha procedido a registrar lasbases de datos en los términos indicados por las normas colombianas, ante laSuperintendencia de Industria y Comercio.

12.  Modificaciones a las Políticas deTratamiento de Datos Personales

Serviu S.A.S. sereserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral,sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquiercambio será publicado y anunciado en el Portal Web o medio electrónico, redsocial o digital que considere a su juicio pertinente para la comunicación desus modificaciones. Además, se conservarán las versiones anteriores de lapresente políticas de tratamiento de datos personales. 

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos porel titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientosconstituye la aceptación de la misma.

13.  Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamientode datos personales, declara conocer que Serviu S.A.S. puedesuministrar esta información a las personas vinculadas y aliadas y a lasentidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, enejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta quepueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa porparte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a laconfidencialidad de la información.

14.  Vigencia de la Política detratamiento de datos personales

La política del tratamiento de datos personales rige a partir delmomento en que sea aprobada por la Junta Directiva de Serviu S.A.S.

15.  Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio delos derechos como titular, puede comunicarse a través de los canales deatención y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley.

Los derechos conferidos por la Política de Tratamiento de Datos lospodrá ejercer el Titular a través de los canales o medios dispuestos por ServiuS.A.S. para la atención al público, el correo electrónico legal.enlau@gmail.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuyainformación puedo consultar en www.enlau.co,disponibles para la atención de requerimientos relacionados con el tratamientode mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en estaPolítica.

Anexo No. 1. Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece lostérminos y condiciones en virtud de los cuales Servicios TecnológicosPara Universidades S.A.S. (en adelante el “Responsable delTratamiento” o “enlaU”), identificado con Nit. 900.983.552-6, condomicilio principal en la ciudad de Bogotá, realizará el tratamiento de susdatos personales.

 

La información que sea suministrada a enlaU por el titular del dato,podrá ser usada, almacenada, administrada, circulada y compartida por ésta paracualquiera de las siguientes finalidades: (i) llevar a cabo todas lasactividades relacionadas con la inscripción, desarrollo y ejecución de lasactividades comerciales de enlaU; (ii) comprender las necesidades del públicouniversitario; y (iii) desarrollar estrategias comerciales enfocadas encomprender sus necesidades y procesar la información como insumo de marketing.EnlaU podrá utilizar los datos según los fines informados para contactar através de su correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales otelefónicamente, así como los dispuestos en la Política de Tratamiento de Datosde enlaU. Los datos podrán ser almacenados en servidores propios de enlaU o deterceros dentro o fuera de Colombia. Para estos efectos, enlaU garantiza elcumplimiento de disposiciones sobre transferencia y transmisión de datos, deacuerdo con el Régimen de Protección de Datos Personales de la República deColombia, según el marco legal vigente. Usted declara que, conoce los derechos quele asisten como titular de datos personales, a saber; (a) conocer, actualizar,y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados deltratamiento, (b) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsabledel tratamiento de datos, (c) ser informado por el responsable o encargado deltratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datospersonales; (d) revocar la autorizaciòn y/o solicitar la supresión del datocuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales ylegales; (e) acceder de forma gratuita a sus datos personales; y (f) presentarante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones alrégimen de protección de datos en Colombia. enlaU ha dispuesto del siguientemedio de atención para atender derechos de conocer, actualizar, rectificar,suprimir información, y revocar la autorización: legal.enlaU@gmail.com. Los datos personales recolectados serán mantenidos por enlaU en susbases de datos mientras la finalidad por la cual fueron recolectados subsista.

 

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos, lacual se encuentra publicada en www.enlau.co


POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ENSERVICIOS TECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictandisposiciones para la protección de datos personales, SERVICIOSTECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S. (en adelante “enlaU”, “Responsabledel Tratamiento” o Serviu S.A.S.), en su calidad de responsabledel tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en estamateria.

A través de esta política, Serviu S.A.S. en cumplimientode su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantíaconstitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos losciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar untratamiento adecuado a la información que administra.  

La presente política establece los términos, condiciones y finalidadesbajo las cuales Serviu S.A.S., como responsable de los datospersonales obtenidos trata la información de todas las personas que en algúnmomento por razones de la actividad que desarrolla hayan suministrado datospersonales (en adelante “Titular del dato”). 

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro dedatos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculacióna cualquier producto, servicio o beneficio de Serviu S.A.S. ElTitular del Dato registra o entrega su información de manera libre y voluntariay reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos ycondiciones. 

Serviu S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sinembargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. ServiuS.A.S. exige al encargado la atención e implementación de loslineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datospersonales y la estricta confidencialidad de los mismos.

  1. Información     del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es SERVICIOSTECNOLÓGICOS PARA UNIVERSIDADES S.A.S., identificado con Nit. 900.983.552-6,con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Portal Web www.enlau.co. Cualquier solicitud de información, petición, queja o reclamo, deberáser radicada de manera física en el domicilio del Responsable del Tratamiento,o enviada a legal.enlau@gmail.com, el cual será el único canal electrónico autorizado para brindarrespuesta a su solicitud. 

2.      Generalidades

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el datopersonal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, laedad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos puedenalmacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de formamanual o automatizada. La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datosde carácter personal: 

  1. Dato     privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es     relevante para el Titular”. 
  2. Dato     semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,     reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no     sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad     en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o     de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. 
  3. Dato     público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de     la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o     privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre     otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales     debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos     al estado civil de las personas”. 

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categoríasespeciales de datos personales: 

4.      Datos sensibles: Son “aquellosque afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar sudiscriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenenciaa sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a lasalud, a la vida sexual y los datos biométricos”. La Ley 1581 de 2012 prohíbeel tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i)cuando el Titular otorga su consentimiento expreso; (ii) el Tratamiento esnecesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentrefísica o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización surepresentante legal; (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de lasactividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación,ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidadsea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieranexclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactosregulares por razón de su finalidad; En estos eventos, los datos no se podránsuministrar a terceros sin la autorización del Titular; (iv) el Tratamiento serefiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial; y (v) el Tratamiento tenga una finalidadhistórica, estadística o científica. En este último caso deben adoptarse lasmedidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares; 

  1. Datos     personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que     aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales     de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza     son públicos, la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011     precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede     realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga     con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes     y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos     prevalentes”. 

Por otro lado, la ley define los siguientes roles: 

  1. Responsable     de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí     misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el     Tratamiento de los datos”. Serviu S.A.S., de acuerdo con la     ley, es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus     bases de datos. 
  2. Encargado     del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por     sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales     por cuenta del Responsable del Tratamiento”. Serviu S.A.S. podrá     realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

Adicionalmente, para estedocumento se incluyen los siguientes roles. 

  1. Administrador     de base de datos personales: Contratista, Contratante, Franquiciado,     Franquiciante, trabajador y, en general, cualquier persona natural o     jurídica que por su relación con Serviu S.A.S. tiene a     cargo y/o realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene     información personal y que están a disposición de Serviu S.A.S.
  2. Gestor:     El equipo jurídico, financiero, contable, y/o de sistemas llevará el     control del registro de las bases de datos con información personal que     ostente Serviu S.A.S. y apoyará el ingreso de la     información en el Registro Nacional de Base de Datos. 
  3. Garante:     El Equipo Legal de Serviu S.A.S. coordinará y tramitará     la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados     con la ley de protección de datos personales que los titulares     realicen. 

 

3.      Disposiciones generalesestablecidas en la ley 1581 de 2012 para la protección de datospersonales 

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer,actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demásderechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de laConstitución (derecho a la intimidad y derecho a la información,respectivamente). La citada ley se aplica a los datos personales registrados encualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte deentidades públicas o privadas. Considerando el modo de conservación de una basede datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases dedatos manuales o archivos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que sealmacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases dedatos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizaday almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores quecontengan información personal relativa al proveedor, como nombre,identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc. La ley exceptúadel régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientesal ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridady la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control dellavado de activos y el financiamiento del terrorismo; (iii) los que tengan comofin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; (iv) los deinformación periodística y otros contenidos editoriales; (v) los regulados porla Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, deservicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79de 1993 (sobre censos de población y vivienda). 

 

4.      Deberes del Responsable delTratamiento

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o enasocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de losdatos. Serviu S.A.S. tiene la calidad de Responsable delTratamiento frente a las bases de datos creadas por la empresa. Son deberes delos Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de Serviu S.A.S. losestablecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Garantizar     al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de     hábeas data.
  2. Solicitar     y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la     respectiva autorización otorgada por el Titular. 
  3. Informar     debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos     que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  4. Conservar     la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir     su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o     fraudulento. 
  5. Garantizar     que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea     veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  6. Actualizar     la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del     Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le     haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la     información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
  7. Rectificar     la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al     Encargado del Tratamiento. 
  8. Suministrar     al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo     Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en     la citada ley.
  9. Exigir     al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones     de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
  10. Tramitar     las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada     ley. 
  11. Adoptar     un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el     adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de     consultas y reclamos. 
  12. Informar     al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra     en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la     reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  13. Informar     a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
  14. Informar     a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a     los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la     información de los Titulares. 
  15. Cumplir     las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de     Industria y Comercio”. 

 

5.      Derechos de los Titulares delDato

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece que los Titulares delos datos personales tendrán los siguientes derechos: 

  1. Conocer,     actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del     Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,     entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,     fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté     expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  2. Solicitar     prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo     cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de     conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley. 
  3. Ser     informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del     Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos     personales. 
  4. Presentar     ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por     infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la     modifiquen, adicionen o complementen. 
  5. Revocar     la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el     Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías     constitucionales y legales. 
  6. La     revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de     Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable     o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la     Constitución. 
  7. Acceder     en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de     Tratamiento. 

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que losResponsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por losTitulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Para ejercer estos derechos se debe tener en cuenta la siguienteinformación:

  1. Para     consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de     información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta     por escrito y de manera presencial en las instalaciones de Serviu     S.A.S. o a través de sus canales electrónicos autorizados. La     consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de Serviu     S.A.S., con el nombre completo del titular, la descripción de la     consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. 
  2. Independientemente     del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las     mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles     contados a partir de la fecha de su recibo, conforme a lo dispuesto en el     artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso     Administrativo. Lo anterior, sin perjuicio de la normativa especial que     amplíe o modifique el término de respuesta, así como lo dispuesto por el     Gobierno Nacional en el Decreto 491 de 2020. En cualquier caso, se seguirá     lo dispuesto por la normativa especial y aquella que derogue, modifique o     adicione el témrino de respuesta 
  3. Para     presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos,     o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes     de Serviu S.A.S. relacionados con la protección de datos,     el Titular puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial     en las Oficinas correspondientes, o en los canales electrónicos autorizados.     La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a     nombre de Serviu S.A.S., con el nombre completo del titular,     la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la     dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los     documentos que se quiera hacer valer. 
  4. Si     la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá dentro de los     cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las     fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin     que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha     desistido del reclamo. 
  5. Las     solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los     datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes,     contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo     completo. Lo anterior, sin perjuicio de la normativa especial que lo     derogue, modifique o adicione, así como lo dispuesto en el Decreto 491 de     2020 Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se     informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los     motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

 

6.      Finalidades

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permitea Serviu S.A.S., recolectar almacenar, procesar, usar, circular,suprimir, cotejar, buscar, compartir, actualizar, transmitir y transferir lainformación personal, para desarrollar el objeto social, en procura de cumplircon las siguientes finalidades generales:

 

  1. Efectuar     las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la     compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del     contrato celebrado con el Titular de la información. 
  2. Realizar     invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. 
  3. Gestionar     trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
  4. Efectuar     encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos     por Serviu S.A.S., el Responsable del Tratamiento o Encargado     de Tratamiento de datos. 
  5. Suministrar     información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución,     telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el     Responsable del Tratamiento tenga un vínculo contractual para el     desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y     telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas. 
  6. Contactar     al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas,     estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución     de una relación contractual.
  7. Contactar     al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de     noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de     servicio. 
  8. Contactar     al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos,     estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas     del contrato celebrado entre las partes.
  9. Dar     cumplimiento a las obligaciones contraídas por el Responsable del     tratamiento con el Titular de la Información, con relación al pago de     salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el     contrato de trabajo, prestación de servicios o cualquier vínculo     contractual que guarde con el Responsable del Tratamiento. 
  10. Ofrecer     programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales,     para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero     permanente).
  11. Transferir     datos personales fuera del país a la compañía matriz de Serviu     S.A.S. para cumplir con las regulaciones antilavado de activos     que le aplican. 
  12. Transmitir     los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Serviu     S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea     necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. 
  13. Prestar     los servicios ofrecidos por Serviu S.A.S.y aceptados en el     contrato suscrito. 
  14. Suministrar     la información a terceros con los cuales Serviu S.A.S. tenga     relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento     del objeto contratado

 

A su vez, autoriza de manera previa, expresa, e informada a realizar eltratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico,datos biométricos, aspectos socio económicos y situaciones de vulnerabilidad altenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, autorizopara tratar los datos personales de los titulares menores de edad.

 

Finalidad para empleados y contratistas

 

Además de las finalidades generales anteriormente descritas, ServiuS.A.S. podrá recolectar, transferir, almacenar, usar, circular,compartir, actualizar y transmitir, en procura de cumplir con las siguientesfinalidades: 

 

  1. Adelantar     las actividades propias del área de Recursos Humanos para uso de aquellas     inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación     contractual.
  2. Para     circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y     requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
  3. Para     circular la información con el fin de atender requerimientos legales ante     autoridades administrativas, judiciales, de carácter nacional e     internacional y/o cualquier ente de control.
  4. Suministrar     la información para estudios de seguridad ante las empresas que realicen     dichos análisis.
  5. Para     inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de     Compensación.
  6. Para     expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y     retenciones.
  7. Para     efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
  8. Para     adelantar todas aquellas labores que por la operación de Serviu S.A.S. y     la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente     recolectada.

Finalidad para clientes, usuarios, contratistas ycontratantes

 

Además de las finalidades generales, de acuerdo con lo establecido en laLey 1581 de 2012 Serviu S.A.S. podrá suministrar lainformación: 1) A causahabientes o representantes legales del Titular del dato;2) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funcioneslegales o por orden judicial; 3) A los terceros que autorice el Titular o laLey.

 

7.      Transferencia internacional dedatos personales

Serviu S.A.S. encumplimiento del objeto social, realiza transferencias internacionales de datospersonales para cumplir las finalidades dando cumplimiento al artículo 26 de laLey 1581 de 2012, toma las medidas necesarias para que los terceros quegestionan las operaciones conozcan y se comprometan a observar esta Política,bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente puede serutilizada para asuntos directamente relacionados con el servicio requerido.

8.      Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o encualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición delTitular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documentose informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticasde tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder alas mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a losdatos personales.

Serviu S.A.S. pone a disposición y conocimiento del titular deldato su Aviso de Privacidad en las zonas de recepción y Atención al Cliente detodas sus Oficinas, así como en sus plataformas electrónicas y digitales. (VerAnexo No 1. Aviso de Privacidad). Se conserva el modelo del aviso de privacidadque se pone en conocimiento a los Titulares de la información mientras se llevea cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones quede éste se deriven.

9.      Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la LeyEstatutaria 1581 de 2012, Serviu S.A.S. implementa las medidastécnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que seannecesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales seevitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento. 

Serviu S.A.S. está comprometida en efectuar un correcto uso ytratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitandoel acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar,divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso paralos empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentrancomprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases dedatos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la informaciónestablecida en la Ley. 

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet esabsolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el titular asume elhipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidaddel titular tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadaspara su navegación hacia nuestros portales, aplicaciones, plataformaselectrónicas y digitales. 

Así mismo, Serviu S.A.S. puede utilizar cookies paraidentificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies noproporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Losusuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de lasmismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

Serviu S.A.S. hadesplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno paragarantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; noobstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, Serviu S.A.S. nose responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulentopor parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en elfuncionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimentoobligatorio para los portales Web propiedad de Serviu S.A.S., y deaquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen. 

10.  Almacenamiento de sus datospersonales

Serviu S.A.S. solicita los datos necesarios para la adquisición de servicios yproductos, así como aquella requerida para el proceso de facturación y pago. Enalgunos casos, puede solicitar información adicional y sensible, la cual es delibre y voluntaria entrega por parte del titular del dato. 

Una vez suministrados sus datos personales a través del registro ennuestros portales Web, aplicaciones móviles, y plataformas electrónicas ydigitales, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente. Las basesde datos se encuentran protegidas, teniendo en cuenta los principio deconfidencialidad, integridad y disponibilidad, accediendo a éstas sólo personalautorizado.

11.  Registro de las Bases de datos

Serviu S.A.S. en sucalidad de Responsable del Tratamiento de datos ha procedido a registrar lasbases de datos en los términos indicados por las normas colombianas, ante laSuperintendencia de Industria y Comercio.

12.  Modificaciones a las Políticas deTratamiento de Datos Personales

Serviu S.A.S. sereserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral,sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquiercambio será publicado y anunciado en el Portal Web o medio electrónico, redsocial o digital que considere a su juicio pertinente para la comunicación desus modificaciones. Además, se conservarán las versiones anteriores de lapresente políticas de tratamiento de datos personales. 

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos porel titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientosconstituye la aceptación de la misma.

13.  Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamientode datos personales, declara conocer que Serviu S.A.S. puedesuministrar esta información a las personas vinculadas y aliadas y a lasentidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, enejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta quepueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa porparte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a laconfidencialidad de la información.

14.  Vigencia de la Política detratamiento de datos personales

La política del tratamiento de datos personales rige a partir delmomento en que sea aprobada por la Junta Directiva de Serviu S.A.S.

15.  Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio delos derechos como titular, puede comunicarse a través de los canales deatención y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley.

Los derechos conferidos por la Política de Tratamiento de Datos lospodrá ejercer el Titular a través de los canales o medios dispuestos por ServiuS.A.S. para la atención al público, el correo electrónico legal.enlau@gmail.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuyainformación puedo consultar en www.enlau.co,disponibles para la atención de requerimientos relacionados con el tratamientode mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en estaPolítica.

Anexo No. 1. Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece lostérminos y condiciones en virtud de los cuales Servicios TecnológicosPara Universidades S.A.S. (en adelante el “Responsable delTratamiento” o “enlaU”), identificado con Nit. 900.983.552-6, condomicilio principal en la ciudad de Bogotá, realizará el tratamiento de susdatos personales.

 

La información que sea suministrada a enlaU por el titular del dato,podrá ser usada, almacenada, administrada, circulada y compartida por ésta paracualquiera de las siguientes finalidades: (i) llevar a cabo todas lasactividades relacionadas con la inscripción, desarrollo y ejecución de lasactividades comerciales de enlaU; (ii) comprender las necesidades del públicouniversitario; y (iii) desarrollar estrategias comerciales enfocadas encomprender sus necesidades y procesar la información como insumo de marketing.EnlaU podrá utilizar los datos según los fines informados para contactar através de su correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales otelefónicamente, así como los dispuestos en la Política de Tratamiento de Datosde enlaU. Los datos podrán ser almacenados en servidores propios de enlaU o deterceros dentro o fuera de Colombia. Para estos efectos, enlaU garantiza elcumplimiento de disposiciones sobre transferencia y transmisión de datos, deacuerdo con el Régimen de Protección de Datos Personales de la República deColombia, según el marco legal vigente. Usted declara que, conoce los derechos quele asisten como titular de datos personales, a saber; (a) conocer, actualizar,y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados deltratamiento, (b) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsabledel tratamiento de datos, (c) ser informado por el responsable o encargado deltratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datospersonales; (d) revocar la autorizaciòn y/o solicitar la supresión del datocuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales ylegales; (e) acceder de forma gratuita a sus datos personales; y (f) presentarante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones alrégimen de protección de datos en Colombia. enlaU ha dispuesto del siguientemedio de atención para atender derechos de conocer, actualizar, rectificar,suprimir información, y revocar la autorización: legal.enlaU@gmail.com. Los datos personales recolectados serán mantenidos por enlaU en susbases de datos mientras la finalidad por la cual fueron recolectados subsista.

 

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos, lacual se encuentra publicada en www.enlau.co